Comment fonctionne les notes de frais ?

En vue du bon déroulement de ses activités, une entreprise doit prendre en considération certains paramètres. L’administration d’une note de frais est de ce fait un point très important qui concerne la majorité des entreprises.

Ces dernières s’interrogent sur le sujet plus encore, sur son fonctionnement. Si vous êtes à la direction d’une entreprise, lisez cet article et vous en saurez plus sur le fonctionnement d’une note de frais.

Quelles sont les conditions pour pouvoir faire une note de frais ?

Une note de frais est une dépense entreprise par un salarié dans le but d’une activité professionnelle. En effet, c’est un document ou une fiche qui permet à tout salarié de recevoir le remboursement des frais professionnels qu’il a lui-même engagés pour le compte d’une entreprise.

Ces frais peuvent concerner plusieurs domaines tels que la restauration, les transports, le logement ou toute autre dépense ayant été entreprise afin de rapporter des bénéfices à la société.

Il existe deux types de notes de frais, les notes de frais classiques et les notes de frais kilométriques. Pour les notes de frais classiques, il s’agit du bilan détaillé des dépenses faites tandis que pour celles des frais kilométriques, l’utilisateur doit préciser les différents niveaux de son trajet. Dès que la note est validée par l’administrateur, elle est créée en pièce comptable.

Toutefois, pour faire une note de frais et que cette dernière soit validée, il faut remplir certaines conditions. Tout d’abord, les dépenses doivent être engagées pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié et dans l’intérêt de la société. Ensuite, les dépenses doivent être des montants raisonnables.

Plus clairement, elles doivent être proportionnées. Dans le cas contraire, elles seront prises en compte par l’administration comme des compléments de salaire. Enfin, elles doivent être accompagnées de factures. Si ces conditions ne sont pas dûment remplies, aucune note de frais ne peut être établie et donc, aucun frais ne sera rendu.

Y a-t-il un montant maximum à connaître pour une note de frais ?

Le remboursement des frais engagés par un collaborateur est une obligation pour l’employeur. Cependant, il faut d’abord préciser qu’il existe 3 modes de remboursement de frais :

  • Les frais réels
  • Les frais forfaitaires
  • La déduction supplémentaire pour frais

Généralement, il n’existe pas un montant maximum quotidien, mensuel ou annuel pour les frais réels. Néanmoins, une limite ne doit pas être dépassée. Ainsi, les frais de restauration en complément à une somme allouée ne doivent excéder 73,20 euros. Par ailleurs, la valeur limite pour les frais d’installation dans une nouvelle location est plafonnée à 1 466,20 euros.

En ce qui concerne les frais professionnels forfaitaires, ils concernent la restauration, le déplacement et le logement. Le remboursement de ces frais se fait sous forme de récompenses et son montant ne peut dépasser certaines valeurs. À titre d’exemple, pour une indemnité de repas au cours d’un transport professionnel, le montant maximal est de 18,40 euros (6,40 euros par repas pris dans l’entreprise).

Quant à la déduction supplémentaire de frais, elle ne s’applique qu’aux artistes, ouvriers de bâtiment ou représentants de commerce. Le calcul des cotisations prenant en compte primes, salaires et indemnités, le montant de la déduction ne peut surpasser la valeur de 76 000 euros.

Quelles sont les informations obligatoires qui doivent apparaître sur une note de frais ?

Pour éviter toute forme de contestation, la note de frais doit obligatoirement contenir certains détails. Plusieurs éléments doivent donc y être vus afin qu’elle soit validée. La note de frais se présente généralement sous la forme d’un tableau où il est mentionné quelques informations obligatoires. Ce sont notamment :

  • La date de l’établissement de la note de frais
  • L’objet des dépenses
  • Le montant total exprimé en hors taxe et en TTC (Tout Taxe Compris)
  • La TVA (Taxe sur Valeur Ajoutée)
  • Les frais de déplacement, de logement, de repas, d’abonnement (téléphone, internet)
  • Les noms et prénom du salarié

En fonction de l’objet des dépenses, des informations supplémentaires doivent apparaître sur la note de frais. Ainsi, le nom des hôtes pour les frais de restauration, le motif de l’opération, le lieu du déplacement pour les frais de logement et la distance parcourue doivent apparaître.

En ce qui concerne les frais de véhicules, le kilométrage effectué, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule, les frais de carburant et les frais de péage doivent être visibles.

La note de frais est nominative et datée. C’est en raison de son importance dans la gestion méticuleuse de l’entreprise qu’elle doit être détaillée et formalisée.

Puis-je bénéficier d’une réduction d’impôt ?

Une réduction d’impôt est une valeur soustraite du montant de l’impôt. Elle se différencie de la déduction et du crédit d’impôt. Seuls les présents (en nature ou en espèce) qui ont été effectués à l’endroit de certaines associations permettent de bénéficier d’une réduction d’impôt voire d’annuler ce dernier.

Les associations reconnues d’utilité publique, les fondations d’entreprise, les associations culturelles et de bienfaisance, les associations de financement électoral, etc., sont celles susceptibles de recevoir les dons. Elles délivrent des reçus fiscaux grâce auxquels une entreprise, un particulier peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu variant de 66 % à 75 % du montant.

Par ailleurs, il est également possible de bénéficier d’une réduction d’impôt sur la fortune immobilière. Celle-ci est de 75 % du montant.

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